Workflow Ad-hoc
...czyli system dynamicznego tworzenia procedur obiegu dokumentów.
Workflow ad-hoc to automatyzacja obiegu dokumentów elektronicznych i papierowych (w postaci zdigitalizowanej). Proponowane rozwiązanie zapewnia realizację dowolnych obiegów z zachowaniem maksymalnej elastyczności. Uruchomienie workflow nie wymaga szczegółowego definiowania procedur obiegu. Uprawnieni użytkownicy mogą swobodnie definiować nowe procedury oraz etapy tych procedur, natomiast szczegółowe ścieżki obiegu są tworzone podczas pracy systemu. W szczególności użytkownik wykonujący dany etap procesu może dowolnie zadecydować o tym, komu przekazać dokumenty.
Główne założenia Workflow ad-hoc:
- Dokumenty są zgrupowane w teczki
- Teczka z dokumentami znajduje się zawsze u jednej osoby
- Na danym etapie procesu można przekazać teczkę innej (dowolnie wybranej) osobie. Dodatkowo można zaznaczyć akceptację lub odrzucenie akceptacji oraz podać komentarz.
- System przechowuje pełną historię obiegu procesu oraz historię zmian dokumentów
- Dokumenty są wersjonowane
- Procesy są podzielone na rodzaje spraw. Dla każdego rodzaju sprawy zdefiniowane są etapy procesu. Uprawnieni użytkownicy mogą dodawać nowe etapy
- Wykonanie procesu nie musi być liniowe. Użytkownik może zadecydować o powrocie na etap wcześniejszy.
System wysyła powiadomienia i przypomnienia:
- Gdy zmieniana jest osoba odpowiedzialna to nowa osoba otrzymuje powiadomienie mailem
- Dla każdej procedury możliwe jest zdefiniowanie czasu, po jakim osoba odpowiedzialna otrzymuje przypomnienie
- Dodatkowo dla każdej procedury może być zdefiniowana osoba koordynująca, która raz dziennie otrzyma mailem zestawienie wszystkich aktywnych spraw i ich zmian
System pozwoli na wygenerowanie następujących raportów:
- Procesy, w których uczestniczyła dana osoba
- Procesy, dotyczące danego klienta
- Teczki znajdujące się w danym stanie (otwarty, zamknięty itp.)
- Teczki, które przeszły przez dany etap
- Ilości zaakceptowanych, odrzuconych, przekazanych teczek według osób
- Lista dokumentów przychodzących i wychodzących wg dat
- Średnie czasy realizacji etapu wg osób i rodzajów spraw
- Liczba aktywnych (niezałatwionych) spraw wg osób
Poniższy rysunek pokazuje widok procesu z widoczną:
- Metryczką procesu i historią obiegu (centralna część),
- Opcjami przesłania teczki (prawa strona)
- Możliwością modyfikacji procesu (okienko od guzika modyfikuj)
- Dokumentami w teczce (na dole)
Każdy użytkownik będzie miał możliwość wyświetlenia listy swoich procesów:
Krótki opis rozwiazania
System obsługi elektronicznego obiegu dokumentów pozwalające użytkownikom na dynamiczne tworzenie ścieżek obiegu i procedur. Dzięki swojej konstrukcji nie wymaga definiowania procedur obiegu podczas wdrożenia. System „uczy się” procedur w trakcie ich wykonywania. Dzięki temu system adaptacyjnie dostosowuje się do struktury organizacji i sposobu pracy. Ewoluuje on razem z organizacją. Interfejs zapewnia wygodną obsługę i w pełni integruje się z systemem SharePoint.
Korzyści biznesowe
- pozyskiwanie wiedzy o rzeczywistych procedurach obiegu dokumentów
- organizacja i usystematyzowanie obiegu dokumentów w firmie,
- minimalizacja kosztów utrzymania systemu,
- informowanie o zdarzeniach zainteresowane osoby,
- rejestrowanie całej historii prac nad dokumentem,
- automatyczne odbieranie i nadawanie uprawnień do edycji dokumentu,
- oszczędność czasu związana z odnajdywaniem dokumentów,
- wykrywanie „wąskich gardeł”
Oprogramowanie i wykorzystane usługi
• Microsoft Office SharePoint Server 2007
• Microsoft SQL Server 2005
• Active Directory
Dedykowana branża albo wertykał
Wszystkie branże
Rozmiar organizacji dla której dedykowane jest rozwiązanie
Organizacje o dowolnej wielkości.