Wspomaganie Zarządzania Projektami na bazie systemu SharePoint
W ramach portalu stworzona została strona główna „Portfel projektów” umożliwiająca zarządzanie projektami, oraz witryny poświęcone obsłudze poszczególnych projektów.
Portfel projektów służy dostarczaniu informacji o prowadzonych projektach w ramach danej organizacji. W centrum strony umiejscowiona została „Lista projektów”, która pozwala uprawnionym użytkownikom śledzić przebieg prowadzonych projektów wedle różnych kryteriów. Użytkownik uzyskuje możliwość obserwacji:
- projektów o określonych nazwach
- etapów, na którym znajduje się dany projekt
- kondycji, w której znajduje się dany projekt
- planowanych i faktycznych dat, wynikających z różnych etapów projektu
- specyficznych kodów przypisanych danym projektom.
Użytkownicy mają możliwość porozumiewania się na forum dyskusyjnym poświęconym ogólnym tematom zarządzania projektami, jak również na forum dedykowanym określonym stanom projektów (Konsultacje Project Brief, Konsultacje PID, Konsultacje przez zakończeniem projektu).
Witryna projektu
W momencie stworzenia witryny projektowej użytkownik otrzymuje witrynę z gotowymi funkcjonalnościami umożliwiającymi sprawne zarządzanie prowadzonym projektem.
OBRAZEK 3
Kluczowym elementem zarządzania witryną projektową jest specjalnie skonstruowany Web Part o nazwie „Dane o projekcie”. Umożliwia on użytkownikom o określonych uprawnieniach ( osobom w rolach Project Portfolio oraz RACI ) sterowanie prowadzonym projektem. Web Part daje możliwość:
- Przełączania stanu projektu w kolejne fazy wynikające z prowadzonej metodyki ( PRINCE 2 )
- Określania kondycji prowadzonego projektu
- Określania planowanych i faktycznych dat akceptacji dla kolejnych etapów
- Określania definicji projektu
Dla ułatwienia Web Part ten podświetla na zielono pola, które użytkownik może zmodyfikować. Analogicznie - pola czerwone nie umożliwiają wprowadzenia zmian w projekcie.
W momencie dokonania jakichkolwiek zmian w szczegółach projektu zostaje wygenerowany e-mail do wszystkich uprawnionych użytkowników, z informacją, co i w ramach którego projektu uległo zmianie.
W celu szybkiego dostępu do informacji na temat tego, jaką rolę pełni osoba w projekcie stworzony został specjalny Web Part ”Grupy użytkowników”. Wyświetla on osoby przypisane do określonych ról w ramach grup RACI i Zespołu Projektowego. Oprócz imienia i nazwiska użytkownika wyświetlana jest informacja o zajmowanym stanowisku w organizacji firmy wraz z jego numerem kontaktowym.
W ramach witryny projektu automatycznie tworzą się dwie biblioteki dokumentów z dostępem tylko dla uprawnionych osób. Biblioteki dokumentów przeznaczone są pracy na dokumentach projektowych.
Krótki opis rozwiazania
Portal intranetowy do zarządzania portfelem projektów stworzony w oparciu o strukturę witryn programu SharePoint. Rozwiązanie składa się z narzędzi pozwalających w łatwy sposób tworzyć i zarządzać witrynami projektowymi. Portal projektowy implementuje metodykę prowadzenia projektów PRINCE 2. Uprawnienia w ramach projektów nadawane są na podstawie ról projektowych (RACI). W ramach portalu istnieje strona główna „Portfel projektów” umożliwiająca zarządzanie projektami, oraz witryny poświęcone obsłudze poszczególnych projektów. Rozwiązanie służy do „miękkiego” prowadzenia projektów i może stanowić uzupełnienie do rozwiązań typu Project Server jako platforma komunikacyjna i zarządcza.
Korzyści biznesowe
- Szybki i łatwy dostęp do informacji o wybranych projektach dzięki odpowiedniej filtracji wyników na konsoli do zarządzania projektami
- Proste tworzenie witryn projektowych wg szablonu i określonych funkcjonalności za jednym kliknięciem myszki
- Składowanie dokumentów dotyczących projektu na osobnych witrynach projektowych
- Bezpieczny dostęp do dokumentów projektu tylko dla uprawnionych ról w danym projekcie
- Automatyczne powiadomienia w przypadku dowolnej zmiany na projekcie bez potrzeby śledzenia projektów
- Odwzorowanie ról w projekcie wynikających z metodyki PRINCE 2 z ( RACI, Zespół Projektowy )
Oprogramowanie i wykorzystane usługi
• Microsoft Office SharePoint Server 2007
• Microsoft SQL Server 2005
• Active Directory
Dedykowana branża albo wertykał
Każda organizacja, w której prowadzone są projekty.
Rozmiar organizacji dla której dedykowane jest rozwiązanie
Rozwiązanie nadaje się do organizacji od 10 do kilku tysięcy osób.
Referencje/Wdrożenia
- Wolters Kluwer Polska
- Wdrożenie intranetu na 700 użytkowników na Microsoft Office SharePoint Server 2007 wraz opisanym systemem zarządzania projektami.