Program Microsoft Office SharePoint Server 2007 udostępnia funkcje na miarę przedsiębiorstwa, zaspokajające jego najważniejsze potrzeby, takie jak zarządzanie zawartością i procesami biznesowymi, uproszczenie wyszukiwania i udostępniania informacji między różnymi środowiskami oraz umożliwienie podejmowania bardziej świadomych decyzji.
Jedna zintegrowana platforma do zarządzania
Platforma umożliwia zarządzanie intranetem, ekstranetem oraz aplikacjami internetowymi w obrębie jednej organizacji.
Podejmowanie bardziej świadomych decyzji dzięki prezentowaniu KPI
Program ułatwia tworzenie dynamicznych, interakcyjnych portali analizy biznesowej, które pozwalają zestawiać i wyświetlać informacje o kluczowym znaczeniu dla firm pochodzące z odrębnych źródeł za pomocą wbudowanych funkcji analizy biznesowej
Wyszukiwanie informacji i zarządzanie wiedzą
Wyszukiwanie na poziomie przedsiębiorstwa w programie SharePoint uwzględnia dane biznesowe oraz informacje o dokumentach, pracownikach i stronach sieci Web, zapewniając uzyskiwanie kompleksowych wyników zgodnych z wymaganiami. SharePoint zapewnia również możliwość wyszukiwania informacji w zewnętrznych źródłach danych.
Prezentowanie treści i obrazów
System zapewnia prostotę zarządzania treścią wraz z prezentowaniem obrazów w obrębie tworzonego portalu. Zaimplementowany Workflow umożliwia określenie odpowiedniej ścieżki przepływu pracy.
Bezpieczeństwo w dostępie do wybranych obszarów portalu
SharePoint umożliwia tworzenie różnych poziomów uprawnień. Dzięki nim możliwe jest nadawanie dostępu z określonymi rolami nie tylko dla całych witryn, ale również dla bibliotek i list dokumentów, folderów, a nawet dla określonych pojedynczych pozycji.
Łatwość obsługi
Integracja systemu z aplikacjami pakietu Microsoft® Office pozwala pracownikom na łatwy i szybki dostęp do potrzebnych danych, a także umożliwia ich efektywną analizę oraz tworzenie zestawień przy wykorzystaniu popularnego arkusza kalkulacyjnego Microsoft® Excel.
Przykład zastosowania MS Sharepoint Server jako podstawy Portalu Informacyjnego w organizacji
System jest nowoczesnym, łatwym w obsłudze i administrowaniu Portalem Informacyjnym, który umożliwi szybkie wyszukiwanie informacji pracownikom różnych działów , w tym również rozproszonych geograficznie, używających zdalnego dostępu. Portal Informacyjny ma również umożliwić zarządzanie wiedzą w organizacji. Składają się na to funkcjonalności związane z tworzeniem i gromadzeniem wiedzy oraz mechanizmy dostępu do zgromadzonej wiedzy (wyszukiwanie, powiadomienia itp.).
- Zakres funkcjonalny produktu
Publikowanie i praca grupowa nad dokumentami. SharePoint umożliwia łatwe publikowanie dokumentów w obszarach pracy grupowej. Użytkownik za pomocą funkcji Check-out/Check-in może pobrać dokument na czas edycji bez obawy, że inna osoba w tym samym czasie dokona jakichkolwiek zmian w ramach edytowanego dokumentu.
- Powiadomienia dla dokumentów. Sharepoint posiada wbudowany mechanizm powiadomień obsługiwany za pomocą poczty elektronicznej. W łatwy sposób użytkownik może określić, czy chce otrzymywać informacje o zmianach zachodzących w określonych bibliotekach dokumentów.
- Wersjonowanie dokumentów. W ramach każdej biblioteki możliwe jest wykorzystanie opcji wersjonowania dokumentów. Wersjonowanie dokumentów umożliwia umieszczanie kolejnych wersji dokumentu przy zachowaniu wersji archiwalnych w bibliotece dokumentów. Funkcja ta jest szczególnie przydatna w przypadku pracy zespołowej na dokumentach, ponieważ użytkownik zawsze może powrócić do wcześniejszych wersji dokumentu.
- Zarządzanie uprawnieniami w dostępie do informacji i dokumentów. SharePoint zapewnia bezpieczny dostęp do publikowanych informacji i dokumentów. Każda biblioteka, folder oraz pozycja ( właściwy dokument ) może być w bezpieczny sposób udostępniona właściwym, uprawnionym do niego osobom. SharePoint zapewnia różne poziomy uprawnień w dostępie do poszczególnych elementów. W ramach portalu możemy określić, które informacje chcemy upublicznić, a które ograniczyć dla wybranej osoby, bądź grupy osób.
Użytkownik w momencie zalogowania się uzyska dostęp tylko do dedykowanych mu elementów w ramach portalu. Pracownicy mogą mieć przypisane role:
- autora (prawo do zamieszczania, edycji i usuwania dokumentów)
- czytelnika (prawo wyłącznie do odczytu elementów).
- Baza wiedzy – Wikipedia. Strony typu wiki umożliwiają wielu użytkownikom zbieranie informacji w formacie łatwym do tworzenia i modyfikowania. Biblioteka stron typu wiki jest biblioteką dokumentów, której użytkownicy mogą łatwo edytować każdą stronę. Biblioteka rozrasta się organicznie przez łączenie ze sobą istniejących stron oraz przez tworzenie łączy do nowych stron. Kiedy użytkownik napotka łącze do nieutworzonej jeszcze strony, może kliknąć łącze, i w ten sposób utworzyć treść na nowej stronie. Do biblioteki można dodawać strony typu wiki zawierające obrazy, tabele, hiperłącza i łącza wewnętrzne. W środowisku firmy biblioteka stron typu wiki stanowi niskonakładową metodę rejestrowania wiedzy. Informacje, które są zwykle przesyłane w wiadomościach e-mail, przekazywane w rozmowach lub zapisywane na papierze, można rejestrować w bibliotece stron typu wiki, gdzie będą przechowywane w kontekście pokrewnych informacji.
- Wyszukiwarka. Bezpieczny dostęp i szybkie wyszukiwanie informacji, wiedzy, dokumentów poprzez podanie słów kluczowych (analogicznie jak wyszukiwarkach internetowych). Nowy SharePoint posiada jeszcze lepszy silnik wyszukiwania i indeksowania informacji. Dzięki niemu użytkownik może szybko i efektywnie wyszukiwać zasoby nie tylko w ramach istniejącego portalu SharePointa, lecz również w zewnętrznych źródłach danych, jak portale intranetowe i strony internetowe, foldery publiczne Exchange i Lotus, foldery udostępnione, oraz aplikacje biznesowe. Wyszukiwanie może się odbywać po nazwie pliku, po metadanych go opisujących, a także po zawartości dokumentu. SharePoint ma wbudowaną funkcję optycznego rozpoznawania znaków (OCR), tak więc istnieje możliwość wyszukiwania także po zawartości dokumentów w formacie pdf.
- Publikowanie ogłoszeń (HR, PR). SharePoint jest platformą, na której w prosty sposób można publikować ogłoszenia. Formatka służąca zamieszczaniu ogłoszenia posiada prosty edytor, gdzie możliwe jest właściwe formatowanie tekstu, dołączanie hiperłączy w ramach portalu i poza nim, tworzenie tabel, zamieszczanie obrazów. Ogłoszenie można również wyedytować w źródle HTML.
- Publikowanie informacji pracownika (HR, witryna pracownika). SharePoint umożliwia odwzorowanie hierarchii organizacji za pomocą stron intranetowych. Każda komórka w organizacji ( pion, dział, zespół ) może posiadać własną witrynę służącą publikowaniu informacji i pracy zespołowej na dokumentach. Każdy pracownik ma możliwość publikowania informacji i dokumentów na swojej witrynie osobistej. Poza standardowym opisem pracownika, istniejącymi bibliotekami dokumentów publicznych ( zamieszczanie dokumentów dla wszystkich członków organizacji ) i poufnych ( dostępnych wyłącznie dla właściciela witryny osobistej ), użytkownik ma możliwość m.in.: wyświetlania własnego kalendarza ( i ewentualnej synchronizacji z własnym kalendarzem w ramach serwera Exchange ), zamieszczania ogłoszeń w tworzonym przez siebie blogu, obserwowania zmian zachodzących wśród współpracowników, dodawania źródeł danych RSS i wyświetlania ich na swojej witrynie osobistej.
- Forum dyskusyjne. Forum dyskusyjne pozwala na publikacje wątków dyskusji i w ich ramach na dodawanie kolejnych wpisów hierarchicznie powiązanych z wcześniej dodanymi publikacjami. Oprócz komentowania bieżących spraw firmowych, forum dyskusyjne znajduje zastosowanie w pracy grupowej: działów, zespołów projektowych lub innego rodzaju grup. Oprócz tego tematyczne tablice dyskusyjne, które skupiają określone grupy zainteresowań, z czasem stają się wartościowymi źródłami wiedzy i doświadczeń z danego obszaru i szczególnie pomagają w rozwiązywaniu niestandardowych problemów.
- Wspólne kalendarze. Kalendarz jest listą, która pozwala na planowanie wydarzeń, zadań lub planów danego działu lub zespołu pracowników. Kalendarz może być zsynchronizowany z serwerem Exchange, dzięki czemu pracownik może w dwojaki sposób docierać do informacji (przez portal SharePointa oraz program Outlook ).
- Śledzenie problemów daje możliwość stworzenia help-desku w ramach różnych działów. Dzięki tej liście możliwe jest opisywanie określonych problemów, dodawanie kategorii ważności i przypisywanie ich do osób odpowiedzialnych za ich wykonanie. Lista zapewnia automatyzację standardowego powiadamiania osób, do których przydzielone zostało zadanie do wykonania za pomocą poczty elektronicznej.
- Ankiety służą szybkiemu poznawaniu stanowisk innych osób na wybrany temat. Za pomocą prostego kreatora wprowadzone zostaje pytanie oraz określony format odpowiedzi. Wyniki ankiety mogą być udostępnione osobom odpowiadającym na ankietę.
- Łącza to nic innego jak lista odnośników do określonych lokalizacji, zarówno na portalu SharePointa, jak i do dowolnego adresu w sieci WWW.
- Wyświetlanie źródeł danych RSS. Kanały RSS zapewniają szybki dostęp do najważniejszych i najbardziej użytecznych informacji. Zamiast przeglądać niezliczoną liczbę stron i forów w celu znalezienia najnowszych tematów dyskusji, tracenia czasu na szukanie oprogramowania do pobrania, czy też szukania np. artykułów naukowych lub informacji o zaplanowanych chatach, wystarczy skorzystać z kanałów informacyjnych RSS pozwalających na natychmiastowy dostęp do interesujących materiałów.
- FAQ. Mechanizm zapisywania często zadawanych pytań i odpowiedzi na nie. Informacje te są dostępne dla użytkowników o odpowiednich uprawnieniach z możliwości wygodnego wyszukiwania.
- Blogi. Istnieje możliwość tworzenia witryn w postaci blogów, gdzie są publikowane informacje na dany temat w postaci blogów internetowych.
- Witryny osobiste. Istnieje możliwość uruchomienia mechanizmu witryn osobistych, gdzie użytkownicy Intranetu publikują informacje o sobie oraz tworzą prywatne witryny z dokumentami osobistymi. Automatyczne mechanizmy śledzenia zmian informują użytkownikach o wszelkich zmianach na witrynach współpracowników.