Multi-Decor

Firma Multi-Decor jest nowoczesnym przedsiębiorstwem oferującym kompleksowe rozwiązania dystrybucji artykułów wykończenia wnętrz. Działa na rynku polskim od 6 lat i dzięki przemyślanym konceptom i niezawodnemu wykonaniu dynamicznie pozyskuje partnerów wśród największych odbiorców sieciowych działających na krajowym rynku. Podstawowym obszarem działalności firmy jest hurtowa sprzedaż dywanów i wykładzin importowanych z Unii Europejskiej i Azji. Od chwili rozpoczęcia działalności Multi Decor konsekwentnie realizuje swoją strategię rozwoju inwestując w nowe powierzchnie magazynowe, poszerzając bazę stałych klientów i zwiększając obroty w coraz bogatszej gamie asortymentu. Tak dynamiczny rozwój zmusza firmę do wdrażania nowych procesów biznesowych i wpierających je narzędzi.
 

Na początku 2008 roku zarząd Multi Decor rozpoczął prace nad wyborem nowego rozwiązania informatycznego, zgodnego ze strategią rozwoju firmy.
Wobec długiego cyklu zaopatrzenia i wymagających klientów, kluczowym problemem dla stał się brak zintegrowanego narzędzia do planowania zakupów na podstawie danych historycznych i aktualnych potrzeb odbiorców. Brak ten z jednej strony zwiększał ryzyko nieterminowości dostaw, z drugiej zagrażał nadmiernymi zapasami magazynowymi i błędnym rozpoznaniem potrzeb rynku.
Muti Decor zmagał się również z problemami typowymi dla wszystkich dostawców zaopatrujących duże sieci marketów. Zróżnicowane i dynamicznie zmieniające się wymagania każdego z tych odbiorców przekraczały możliwości większości spośród oferowanych na polskim rynku systemów informatycznych.
 
Palącą potrzebą dla firmy funkcjonującej w warunkach silnej konkurencji stał się nowoczesny system klasy ERP o solidnym standardzie funkcjonalnym i możliwością szybkiego dostosowania do zmieniających się wymagań.
Ostatecznym bodźcem do podjęcie decyzji inwestycyjnej były ograniczenia dotychczasowego systemu: brak elastyczności w obsłudze zmieniających się procesów handlowych i logistycznych, awaryjność oraz niedostateczne wsparcie serwisowe

 

Zespół wdrożeniowy Datacom Software kierowany przez Wojciecha Szyprowskiego opracował plan projektu, na podstawie którego przeprowadził analizę i zrealizował wdrożenie w okresie 5 miesięcy od podpisania umowy. Ogromne znaczenie dla procesu wdrożenia miało dojrzałe podejście zarządu Multi Decor do zagadnień metodyki wdrożeniowej. Zespół projektowy uzyskał pełne zrozumienie dla restrykcyjnych procedur i rzadką  w naszych warunkach akceptację dla rozszerzonego etapu analizy wdrożeniowej.

W trakcie analizy sprecyzowano cele i zakres projektu, określono szczegółowe wymagania funkcjonalne i zaproponowano warianty ich realizacji.
 

Jako najważniejsze cele sformułowano:

• Usprawnienie planowania zakupów i automatyzację zamówień
• Poprawa wskaźników rotacji towarów oraz obniżenie kosztów utrzymywania zapasów
• Stworzenie rozbudowanego systemu cenników odpowiadającego zróżnicowanej strukturze odbiorców
• Możliwość rezerwacji towarów na podstawie  zamówień elektronicznych z możliwością priorytetowania
• Stworzenie elastycznego, otwartego na zmienne potrzeby systemu analiz i raportowania
• Udostępnienie narzędzi wspierających tworzenie analizy Cash Flow
• Umożliwienie zintegrowanej pracy „on line” przy rozproszonej lokalizacji użytkowników
• Usprawnienie realizacji procesów magazynowych przez wdrożenie magazynu wysokiego składu, ze szczególnym uwzględnieniem wydajności pracy , ergonomii
i czasu komisjonowania, optymalizacji alokacji pod kątem  ergonomii, oceny aktywności pracowników magazynu.
• Umożliwienie raportowania i generowania wybranych dokumentów w wielu językach
• Możliwość dostosowania systemu do zmieniających się potrzeb użytkowników

 

Szczegółowa analiza została przeprowadzona z zastosowaniem podejścia procesowego, koncentrującego się na potrzebach biznesowych całej firmy, w przeciwieństwie do klasycznej metodyki nastawionej na analizę potrzeb poszczególnych działów. Schematy i tabele procesów stworzyły punkt wyjścia dla konfiguracji, szkoleń i testów akceptacyjnych.
Istotnym elementem analizy były projekty funkcjonalne rozszerzeń systemu usprawniające proces planowania zakupów i poprawiające ergonomię pracy w specyficznym dla Multi Decor warunkach.
W ramach planu wdrożenia opracowano również plan zarządzania ryzykiem, przedstawiający w sposób systematyczny źródła i sposoby reagowania na zagrożenia. Dzięki temu zespołowi wdrożeniowemu udało się dobrze przygotować na typowe problemy wdrożeniowe, pojawiające się szczególnie w początkowej fazie operacyjnej pracy systemu.

Dokument analizy zawierający plan wdrożenia pomógł podjąć ostateczną decyzję o wdrożeniu systemu CDN XL.

Harmonogram projektu został podporządkowany decyzji Zarządu Mutli Decor o rozpoczęciu pracy w trakcie roku finansowego. Pozwoliło to na koncentrację prac w okresie względnie niskiego obciążenia kluczowych pracowników oraz na ustabilizowanie nowego systemu przed szczytem sprzedaży. Start operacyjny sytemu został poprzedzony gruntownymi testami akceptacyjnymi.

W dniu startu uruchomiono moduły Sprzedaż, Zamówienia.  W pierwszym miesiącu po uruchomieniu rozpoczęto pracę w modułach Import, Księgowość, Środki Trwałe oraz Kadry i Płace. Analizy biznesowe wdrożono w drugim miesiącu, po uzupełnieniu systemu danymi transakcyjnymi.

Ważnym elementem wdrożenia było przeniesienie danych transakcyjnych z poprzedniego systemu. Zaimportowane zostały wszystkie faktury z okresu dwóch lat.
 

Datacom Software wprowadził wiele innowacji i rozszerzeń standardu systemu CDNXL :
• Moduł planowania zakupów
• Mechanizm automatycznych korekt ilościowo-wartościowych
• Mechanizm konwersji dokumentów EDI dla odbiorców o niestandardowych systemach kodowania
• Internetowy interfejs handlowca
 

Korzyści z wdrożenia systemu CDNXL najlepiej widoczne są  w obszarze planowania.
Po wdrożeniu modułu Controllingu analizy biznesowe w Multi Decor stały się naprawdę łatwe. Użytkownicy systemu przestali być zależni od standardowego zestawu wydruków i informatyków przygotowujących indywidualne raporty. Zarząd uzyskał pełną swobodę w samodzielnym definiowaniu wielowymiarowych analiz zgodnych z bieżącymi potrzebami.
Wiele zyskali również pracownicy wszystkich działów operacyjnych Multi Decor.
Moduł Controllingu został wykorzystany w sposób oryginalny przez handlowców do podejmowania bieżących decyzji o priorytetach dostaw i zatowarowaniu sklepów odbiorców na podstawie sprzedaży historycznej. Oprócz standardowej funkcjonalności, planiści otrzymali zaawansowane narzędzie w postaci dedykowanego modułu planowania realizującego ich specyficzne potrzeby.
Dzięki zaimportowaniu transakcji historycznych z poprzedniego systemu zachowana została ciągłość analiz i możliwość wystawiania korekt do dokumentów archiwalnych – niezwykle istotna przy obsłudze sieci marketów.
Zdecydowanie poprawiono ergonomię wystawiania korekt sprzedaży – specyficznych dla obsługi odbiorców sieciowych. Umożliwiono automatyczną korektę cenową tylko tych pozycji, które nie zostały sprzedane przez market.
Wdrożony system CDN XL stał się zintegrowanym narzędziem, które w ramach wspólnej platformy wspiera zarząd w realizacji strategicznych celów  oraz zaspokaja potrzeby operacyjne wszystkich działów przedsiębiorstwa.

 

Cele pierwszej fazy projektu wdrożeniowego zostały osiągnięte zgodnie z przypisanym im harmonogramem. W trwającej obecnie drugiej fazie planowane jest wdrożenie magazynu wysokiego składowania wraz z kolektorami danych.

 

We wspólnej ocenie Multi Decor i Datacom, kluczem do sukcesu okazało się jasne sformułowanie wymagań przez klienta, solidny standard systemu CDN XL oraz profesjonalna metodyka firmy wdrażającej