Nasz klient
Wolters Kluwer Polska jest największym wydawcą publikacji prawniczych i biznesowych na rynku polskim. Wchodzi w skład międzynarodowego koncernu wydawniczego Wolters Kluwer operującego w 26 krajach na świecie. Jest jednym z największych na świecie wydawnictw publikacji skierowanych do profesjonalistów różnych dziedzin. Szeroki zakres publikacji zmusza firmę do wdrażania narzędzi ułatwiających zarządzanie dokumentami i projektami.
Analiza potrzeb
Na początku 2007 roku spółka Wolters Kluwer Polska podjęła decyzję o wdrożeniu nowego systemu zarządzania informacją i dokumentami. O podjęciu tej decyzji zadecydował szereg czynników:
1. Podstawowym problemem, z którym zmagała się firma była potrzeba sprawnego zarządzania wciąż powiększającą się ilością dokumentów i informacji.
2. Kolejnym czynnikiem była potrzeba odwzorowania struktury organizacyjnej firmy przy obiegu informacji. Brak takiego systemu komplikował obieg informacji i w konsekwencji przedłużał czas realizacji projektów.
3. Firma Wolters Kluwer prowadzi wiele zróżnicowanych projektów według ściśle zdefiniowanych procedur zatwierdzania i wdrażania. Każdy z projektów musi przejść poszczególne etapy zatwierdzania, dlatego podjęto decyzję o stworzeniu aplikacji opartej na wdrażanym systemie, automatyzującej zarządzanie obiegiem informacji w obrębie projektów.
4. Wdrażany system miał również w założeniu być miejscem swobodnej wymiany informacji pomiędzy użytkownikami przy użyciu for, list, ogłoszeń, blogów itp.
Rozwiązanie
Firma Datacom Software przeprowadziła szczegółową analizę przedwdrożeniową. W jej wyniku została ustalona szczegółowa struktura organizacyjna, gdzie poszczególnym działom spółki zostały przydzielone oddzielne witryny umożliwiające wymianę dokumentów i informacji. Wyszczególniono dwa rodzaje użytkowników: autorzy – osoby dostarczające informacje i dokumenty i czytelnicy – będący odbiorcami informacji. Każdy z użytkowników otrzymał witrynę osobistą z widokiem publicznym i prywatnym. Rozwiązanie zostało oparte o system Microsoft Office Sharepoint Server.
Portfel Projektów
Analiza przedwdrożeniowa wykazała potrzebę stworzenia systemu umożliwiającego zarządzanie projektami na bazie metodyki Prince2 oraz modelu ról i odpowiedzialności RACI. System zapewnia m.in.:
· Zarządzenie dokumentacją projektową
· Przepływ informacji między członkami zespołu z uwzględnieniem uprawnień
· Dyskusje zespołu
· Monitorowanie zagrożeń i ryzyk
Wszystkie projekty w firmie Wolters Kluwer prowadzone są według z góry ustalonej procedury przepływu pracy.

Schemat przepływu pracy w firmie Wolters Kluwer
Stworzona aplikacja udostępnia witrynę główną (Portfel Projektów) ułatwiającą zarządzanie informacją o projektach. Osoby o odpowiednich uprawnieniach mogą tworzyć nowe projekty i usuwać już istniejące, generować raporty. Poszczególne projekty opisane są polami (nazwa, kondycja projektu, rodzaj, etap). Istotną funkcją ułatwiającą zarządzanie projektami jest automatyzacja procesu akceptacji dokumentów. Kierownik projektu otrzymuje interfejs służący do dodawania dokumentów dla poszczególnych etapów natomiast członkowie grupy nadzorującej projektami mają możliwość akceptacji przesłanych dokumentów. W przypadku akceptacji dokumentu przez wszystkich wymaganych użytkowników projekt automatycznie przechodzi do kolejnego etapu.
WKPEDIA
W dużej firmie istotnym elementem podczas wdrażania systemu informatycznego jest stworzenie bazy wiedzy, którą użytkownicy mogą samodzielnie współtworzyć. W oparciu o system Sharepoint utworzono bazę wiedzy „WKPEDIA” wzorowaną na popularnej encyklopedii internetowej Wikipedia. Każdy użytkownik otrzymuje możliwość napisania własnego artykułu, dzięki czemu baza szybko się rozwija. Rozwiązanie zostało oparte o standardowe mechanizmy systemu Sharepoint i wzbogacone o elementy niestandardowe umożliwiające wyświetlanie ostatnio utworzonych artykułów czy podział na kategorie.
Książka telefoniczna
Stworzony został dodatkowy mechanizm wyświetlający listę kontaktów. Mechanizm umożliwia wyszukiwanie i wyświetlanie danych o użytkownikach (imię, nazwisko, telefon, miasto itp.).
Wyniki
Korzyści z wdrożenia systemu Sharepoint widoczne są najlepiej w obszarze komunikacji interpersonalnej i zarządzania projektami.
· Spójny mechanizm przechowywania i wyszukiwania dokumentów – skrócenie czasu potrzebnego na dotarcie do informacji
· Usprawniona wymiana informacji i komunikacja pomiędzy użytkownikami – krótsze spotkania robocze
· Lepsza kontrola nad dostępem do informacji – większe bezpieczeństwo danych
· Usprawnione zarządzanie projektami - automatyzacja dostępu do dokumentów projektowych wymagających akceptacji