Opis działania systemu - wersja pilotażowa
Petent odwiedzając urząd w celu złożenia konkretnego wniosku będzie miał możliwość wypełnienia go za pośrednictwem Pomocnika Elektronicznej Skrzynki Podawczej (PESP). Wniosek może znajdować się w jednym z trzech dostępnych statusów:
• Otwarty – Wniosek przyjmuje status Otwarty po wypełnieniu i zapisaniu przez petenta.
• Rozpatrywany – Status rozpatrywany przyjmuje po zatwierdzeniu przez petenta poprzez kliknięcie linku potwierdzającego, który jest wysyłany e – mailem
• Końcowy – Dokument przyjmuje ten status, gdy zostanie rozpatrzony przez urząd.
Pierwszą czynnością wykonaną przez petenta jest uruchomienie przeglądarki internetowej oraz wybranie odpowiedniego wniosku.
Po wypełnieniu i zatwierdzeniu wniosku zostaje on zapisany w postaci pliku XML zgodnie z (Dz.U.2005.212.1766) oraz (Dz.U.2006.206.1519) a na podany adres e-mail przesłana jest wiadomość zawierająca następujące informacje:
• hasło dostępu,
• link potwierdzający
• dokładną datę
• link pod którym możemy sprawdzić jaki status ma nasz dokument
Wiadomość ta jest jednocześnie potwierdzeniem odbioru.
Przykład wiadomości e-mail potwierdzającej przyjęcie dokumentu
To jest urzędowe poświadczenie odbioru wystawione przez Urząd Miasta i Gminy Białobrzegi w dniu 03-06-2008 13:35:21. Dokument został zarejestrowany w elektronicznej skrzynce podawczej pod numerem: 23/06/DP w dniu: 03-06-2008 13:35:21.
Rys. 1 Przykładowy wniosek
Po kliknięciu linku wniosek zmienia swój status z „Otwartego” na „Rozpatrywany” i zostaje mu nadany numer zgodny z Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt (JRWA) następnie trafia do właściwej komórki organizacyjnej Urzędu/departamentu. Aby sprawdzić, na jakim etapie jest interesująca nas sprawa należy się zalogować korzystając z adresu e-mali oraz hasła, które dostaliśmy podczas pierwszego złożenia wniosku. Po zalogowaniu wyświetlone są wszystkie nasze wnioski oraz ich status.
.aspx)
Diagram 1. Diagram sekwencji
Na powyższym diagramie przedstawiony został proces składania i rozpatrywania wniosków.
.aspx)
Diagram 2. Diagram przypadków użycia
.aspx)
Diagram 3. Diagram aktywności – z punktu widzenia petenta
.aspx)
Diagram 4. Diagram aktywności – z punktu widzenia urzędnika
Po zatwierdzeniu wniosku przez petenta zostaje on przesłany do rozpatrzenia.
Po rozpatrzeniu przez urzędnika i nadaniu odpowiedniego statusu petent poprzez zalogowanie ma możliwość zapoznania się z decyzją podjętą przez urząd.
Konfiguracja Środowiska
Za obsługę wniosków po stronie Urzędu odpowiada SharePoint (biblioteka formularzy + workflow adhoc).
Komunikacja zewnętrzna z petentem (wysyłanie maili z hasłem i linkiem potwierdzającym) odbywać się będzie za pośrednictwem aplikacji webowej. Komunikacja aplikacji zewnętrznej z SharePointem odbywać się będzie za pośrednictwem Web service.
Za złożenie wniosku w Urzędzie odpowiadać będzie e-kiosk (dedykowany komputer) z bezpośrednim dostępem do SharePointa.
Opis działania systemu - wersja rozbudowana
W wersji docelowej PESP będzie współpracował z ESP. Podstawowe funkcje obu systemów
Pomocnik Elektronicznej Skrzynki podawczej PESP odpowiadał będzie za:
- Obieg dokumentów wewnątrz urzędu
- Kontakt z petentami za pomocą aplikacji internetowej zgodnie z Dz.U.2005.205.1692
Elektroniczna Skrzynka Podawcza odpowiadać będzie za:
- Przyjmowanie wniosków
- Urzędowe poświadczenie odbioru zgodne z Dz.U2005.200.1651 §2 pkt.
- Obsług a bezpiecznego kwalifikowanego podpisu elektronicznego zgodnie z Dz.U.2006.227.1654
.aspx)
Rys. 1 Zasada działania systemu
.aspx)
Diagram 5. Diagram sekwencji – wersja docelowa
Wniosek jest pobierany z PESP następnie po wypełnieniu przez petenta zostaje zapisany w ESP skąd jest przekazany do PESP który odpowiada za obieg dokumentów wewnątrz urzędu. Petent w każdej chwili ma możliwość podglądu na jakim etapie jest jego wniosek poprzez zalogowanie się na właściwą stronę.
Zgodnie z (Dz.U.2005.2121766 załącznik 2 część B) wszystkie wnioski będą zapisywane w postaci plików XML.