Wstęp
„(…)Finalne rozwiązanie pozwala nam śledzić w sposób ciągły łańcuch procesów, począwszy od rejestracji zapotrzebowania na wzory w działaniach marketingowych, poprzez import towarów, obsługę wydań i przyjęć oraz automatyczne generowanie księgowań kosztowych do systemu finansowego. System Comarch CDN XL zapewnia nam kontrolę operacji magazynowych na poziomie pojedynczego egzemplarza wzoru przy wykorzystaniu kolektorów danych. Uzyskaliśmy cenne narzędzie usprawniające kluczowe procesy logistyczne oraz dające nad nimi pełną kontrolę (…)”
– tłumaczy Pan Artur Katarzyński, Szef Działu Logistyki w firmie Puma Polska Sp. z o.o.
Puma od momentu powstania jest silnie związana ze światem sportu i wielkimi osiągnięciami sportowców.
Inspiracje marki wywodzą się z fascynacji właśnie tymi wyczynami,
Dzięki ciągłemu i aktywnemu rozwojowi od 1948 roku, przedsiębiorstwo Puma zajmuje czołową pozycję w swojej branży.
Obecnie Puma produkuje nie tylko buty dla sportowców ale również tradycyjne obuwie dla dzieci, kobiet i mężczyzn. Asortyment firmy jest szeroko rozbudowany. Oprócz obuwia sportowego obejmuje on również odzież, bieliznę, stroje kąpielowe, a także różnorodną gamę perfum.
Sytuacja biznesowa przed implementacją systemu
Przed wdrożeniem systemu Comarch CDN XL, firma Puma Polska Sp. z o.o. korzystała, przy obsłudze wzorów z systemu RAKS, który był wspomagany w obszarze logistyki przez arkusz Microsoft Excel. Przedsiębiorstwo pracując na arkuszach Microsoft Office Excel miało bieżące problemy w zakresie:
- Uzyskania pełnej kontroli nad i wzorami materiałów handlowych
- Sprawnego zarządzania magazynem wzorów, długością operacji magazynowych
Rozwiązanie
Zadanie wdrożenia systemu Comarch CDN XL zostało powierzone firmie Datacom Software – doświadczonemu partnerowi Comarch. W kwietniu 2011 roku uruchomiono projekt wdrożeniowy rozpoczynając pracę od gruntownej analizy potrzeb. Nadrzędnym celem projektu było usprawnienie zarządzania wzorcami wyrobów w ramach działań marketingowych. Priorytetem było zwiększenie satysfakcji klientów przez poprawienie jakości i skrócenia czasu realizacji zamówień. Równie ważnym celem wdrożenia było obniżenie kosztów działań marketingowych.
Zespół konsultantów oraz programistów Datacom Software przeprowadził profesjonalne wdrożenie, poprzedzone szczegółową analizą procesów handlowych, logistycznych i finansowych w firmie Puma Polska. Projekt zrealizowano zgodnie z harmonogramem i już po dwóch miesiącach wdrożenia rozpoczęto pracę operacyjną w modułach:
Zamówienia, Import, Sprzedaż.
Na podstawie rozmów z użytkownikami kluczowymi zdefiniowano cele wdrożenia nowego rozwiązania informatycznego. Cele te podzielono na mierzalne – spełniające wymogi metodyki ustalania celów projektów wdrożeniowych oraz na trudno mierzalne ale ważne dla Klienta.
Jako krótkoterminowe oznaczono cele osiągalne w terminie do 3 m-cy od uruchomienia systemu, jako długoterminowe – od 3 m-cy do 1 roku.
Cele mierzalne
Krótkoterminowe:
- Wyeliminowanie błędów spowodowanych rejestracją danych w arkuszach Excel i systemie RAKS
- Zmniejszenie nakładów pracy na rejestrację danych, w szczególności korekt co najmniej o połowę
- Skrócenie czasu operacji magazynowych związanych z obsługą wzorów
Długoterminowe:
- Zwiększenie satysfakcji klientów przez poprawienie jakości i skrócenie czasu realizacji zamówień.
Cele trudno mierzalne:
Krótkoterminowe:
- Uzyskanie kontroli nad kosztami materiałowymi działań marketingowych
- Poprawienie kontroli kosztów utrzymania zapasów magazynowych wzorów
Długoterminowe:
- Uświadomienie pracownikom kosztów materiałowych działań marketingowych
Korzyści
Wdrożenie systemu Comarch CDN XL z powodzeniem zrealizowało zamierzone cele. Firma Puma uzyskała spodziewany poziom integracji danych związanych z prowadzeniem wypożyczeń wzorów w ramach tzw. eventów marketingowych, kontrolą stanów magazynowych wzorów, zarządzaniem magazynem oraz rozliczaniem kosztów wzorów dla potrzeb działu księgowości. Zasadniczo skróciło to czas obiegu informacji między poszczególnymi działami:
- Z wcześniej notowanych 12 roboczogodzin do szacunkowo 0,5 – 1 roboczogodziny,.
- Opracowano elastyczny i otwarty na zmiany system raportowania, wcześniej zbieranie informacji do raportu pochłaniało kilka roboczogodzin, w chwili obecnej efekt jest natychmiastowy.
- Zapewniono również stabilną pracę wszystkim operatorom systemu oraz wykonano automat tworzenia backupu systemu celem właściwego zabezpieczenia danych.
Wdrożenie systemu Comarch CDN XL przyniosło korzyści w obszarach:
- Szybki dostęp do informacji o aktualnych stanach magazynowych wzorów co przyczyniło się do skrócenia czasu operacji obsługi zamówień marketingowych
- Dzięki ewidencji dostaw i rozchodów w magazynie w oparciu o jeden system, firma uzyskała kontrolę nad stanami i kosztami działań marketingowych, łącznie z wypożyczeniami towarów na eventy
- Po zastosowaniu dedykowanej aplikacji do eksportu danych z systemu Comarch CDN XL, proces księgowania dokumentów księgowych w systemie SAP został całkowicie zautomatyzowany
- Wyeliminowano pośrednie rozwiązania informatyczne (RAKS, Microsoft Office Excel) co umożliwiło pracę na poprawnych danych
Podsumowaniem wdrożenia było zawarcie długoterminowej umowy o współpracę, która zapewnia niezbędne wsparcie oraz możliwość ciągłego poszerzania wiedzy o produkcie Comarch CDN XL.