Ministerstwo Rozwoju Regionalnego jest opiekunem i administratorem portali, które są związane z funduszami europejskimi.

Ministerstwo Rozwoju Regionalnego zdecydowało się na stworzenie nowego portalu dotyczącego funduszy europejskich by zwiększyć zainteresowanie funduszami oraz by ułatwić przeciętnemu użytkownikowi Internetu odnalezienie właściwego programu.

Nazwa portalu: Mapa projektów EFS (Europejskiego Funduszu Społecznego)
Adres portalu: http://www.projekty.efs.gov.pl

Portal ma zawierać informacje o kilku tysiącach projektów a każdy projekt ma kilkadziesiąt pól do wypełnienia. W takim przypadku ręczne wprowadzanie informacji do portalu wiąże się z ogromnym nakładem pracy, a co za tym idzie z dużymi kosztami. Zdecydowano się by proces ten został zautomatyzowany.

Z racji dużego zainteresowania funduszami europejskimi spodziewana jest bardzo duża liczba internautów odwiedzających portal. W związku z tym konieczne jest zapewnienie dużej wydajności oraz niezawodności systemu.
W czasie analizy wskazano kluczowe wymogi nowego portalu:

• Zapewnienie niezawodności systemu,
• Duża wydajność systemu,
• Przyjazna obsługo dla przeciętnego użytkownika Internetu,
• Maksymalne zautomatyzowanie wprowadzanej treści,
• Zwiększenie zainteresowania Funduszami Europejskimi.
 

Aby zapewnić wydajność i niezawodność systemu zostanie on oparty o platformę Microsoft Sharepoint 2007. Wybór platformy zapewni łatwą administrację oraz zarządzanie portalem.

W celu ułatwienia wyszukiwania projektów zapadła decyzja o stworzeniu portalu, który będzie miał formę wyszukiwarki. Wyszukiwarka ta powinna być bardzo intuicyjna i przyjazna dla przeciętnego użytkownika Internetu, dlatego zostały połączone w jednej wyszukiwarce trzy sposoby wyboru kryteriów wyszukiwania:

• Wybór kryteriów wyszukiwania w formie graficznej,
• Wybór kryteriów wyszukiwania w formie list wybory,
• Wybór kryteriów wyszukiwania w formie tekstu (pole tekstowe).

By przyspieszyć pracę redaktorów stworzono mechanizm umożliwiający wczytywanie projektów z plików XML. Wczytywane pliki mogą być stworzone w dowolnym programie, lecz muszą być zgodne ze schematem. Kolejnym udogodnieniem jest mechanizm pozwalający na tworzenie projektu na podstawie innego wcześniej stworzonego projektu. Pozwala to znacznie przyspieszyć pracę w przypadku, gdy tworzone są projekty, w których część pól się pokrywa. Aby ułatwić zaczytywanie projektów do innych systemów został stworzony eksport plików XML. Dzięki temu nie ma znaczenia gdzie projekt został pierwotnie stworzony. Użytkownik nie powtarza wykonanej już czynności w innym systemie tylko za pomocą eksportu i importu przenosi informacje o projektach pomiędzy różnymi systemami. Mechanizm ten znacznie skraca czas pracy, a co za tym idzie zmniejsza nakłady finansowe.

Wygląd drugiego kroku wyszukiwarki:
 

 

Efekty widoczne po stworzeniu portalu:
• Zwiększone zainteresowanie funduszami europejskimi,
• Duża ilość odwiedzających portal (około 4 tyś dziennie),
• Zwiększenie wydajności pracowników.

WYBÓR FIRMY WDRAŻAJĄCEJ
Wdrożenie przeprowadziła firma Datacom Software Sp. z o.o. Złoty Partner Microsoft. Proces implementacji rozwiązania zamknął się w czasie 2 miesięcy i został zakończony sukcesem. Następstwem udanego wdrożenia było podpisanie umowy serwisowej obejmującej opiekę i dalszy rozwój portalu.