Nasz klient
Firma handlowa "S & S" została założona przez Piotra Szlegiela, Jacka Szlegiela i Roberta Wiśniewskiego. Od początku swojego istnienia firma skoncentrowała się na promowaniu na Polskim rynku marki Scotch & Soda.
Podstawowym przedmiotem działalności spółki jest handel hurtowy i detaliczny markową odzieżą importowaną poprzez sieć salonów detalicznych w wielkopowierzchniowych centrach handlowych na terenie całego kraju. Sprzedaż detaliczna skupiona jest w ponad 20 sklepach własnych oraz w licznych punktach agencyjnych.
Analiza potrzeb
Do 2008 roku w firmie S & S używane było oprogramowanie „Symfonia” wraz z jego rozszerzeniami funkcjonalnymi. Podstawowym mankamentem tego rozwiązania był brak możliwości pracy w trybie off-line. W przypadku sklepów usytuowanych w lokalizacjach pozbawionych sprawnych łączy, powodowało to częste przerwy w pracy, utrudniało sprawną obsługę klientów i uniemożliwiało kontrolę przepływu towarów między oddziałami przedsiębiorstwa. Problemy te wraz z rosnącymi potrzebami rozwoju sieci handlowej skłoniły zarząd firmy do poszukiwania zaawansowanego rozwiązania ERP. Za najlepszą odpowiedź na określone potrzeby klienta uznano system CDN XL firmy Comarch.
Rozwiązanie
Przy wyborze nowego systemu informatycznego sformułowano kluczowe wymagania, które przekształciły się w następujące cele projektu wdrożeniowego:
-
Uniezależnienie rozproszonego systemu od jakości łącz internetowych.
-
Integracja obszarów logistycznych i księgowych – umożliwienie pracy wszystkich działów przedsiębiorstwa na wspólnej bazie danych z automatycznym księgowaniem dokumentów.
-
Integracja oddziałów dla celów wspólnych analiz.
-
Usprawnienie obsługi klienta przez rejestrację i realizację zamówień w zintegrowanym systemie.
-
Lepsze gospodarowanie towarami w ramach wszystkich oddziałów - alokacja zasobów w sposób minimalizujący zaleganie zapasów i maksymalizujący dostępność towaru w lokalizacjach, w których występuje rzeczywiste zapotrzebowanie.
-
Stworzenie narzędzi od samodzielnego budowania wielowymiarowych analiz przez Zarząd dla celów kontrolingu.
-
Planowanie zakupów na podstawie danych historycznych.
Firma wdrożeniowa Datacom Software przekonała Zarząd S&S, iż w oparciu o skalowalny standard CDN XL jest w stanie osiągnąć każdy z wyznaczonych celów.
Dodatkowym wyzwaniem w realizacji projektu stał się bardzo krótki, bo miesięczny termin operacyjnego uruchomienia systemu. 1 stycznia 2009 roku zrealizowano ambitny cel jednoczesnego uruchomienia 20 sklepów detalicznych. W każdej lokalizacji został zaimplementowany, działający niezależnie moduł sprzedażowy CDN OPT!MA. Zarówno zatowarowanie sklepów w dniu uruchomienia jak i cała późniejsza wymiana danych między sklepami a centralnym systemem CDN XL odbywały się za pośrednictwem automatycznego mechanizmu synchronizacji danych. Po codziennej synchronizacji sklepów logistyk otrzymuje rzetelną informacje dotyczącą stanów magazynowych, na podstawie której może podjąć decyzję o zakupach, oraz wewnętrznej dystrybucji towarów w obrębie całej sieci. W pierwszym kwartale po uruchomieniu systemu programiści Datacom rozszerzyli jego standardową funkcjonalność o dedykowane specyficznym potrzebom firmy moduły Planowania Zakupów i Automatycznej Alokacji Towarów. W kolejnym etapie CDN XL został zintegrowany z zewnętrznym systemem obsługującym Magazyn Wysokiego Składowania.
Obecnie system informatyczny S&S objęty jest zintegrowaną opieką serwisową Datacom - zarówno sprzętową jak i aplikacyjną. Z uwagi na dużą liczbę oraz rozproszenie sklepów, serwisowanie odbywa się systemem szybkiej wymiany uszkodzonego sprzętu i jest wspierane przez dedykowany system ekstranetowy.
Wyniki
Wdrożenie zintegrowanego systemu CDN XL pozwoliło osiągnąć kluczowe dla firmy cele:
-
Integracja wszystkich procesów oraz danych w jednolitym systemie informatycznym.
-
Objęcie wszystkich sklepów wspólnym systemem planowania zapasów.
-
Bieżący dostęp do informacji o stanach magazynowych i potrzebach alokacji.
-
Uniezależnienie sieci sklepów od jakości łącz internetowych.
-
Efektywna kontrola finansowa.
-
Usprawnienie procesu obiegu dokumentów.
Rozwiązanie Comarch CDN XL przyczyniło się do zautomatyzowania i uproszczenia procesów biznesowych zachodzących w S&S, w szczególności w zakresie:
- Planowania zakupów.
- Zatowarowania sklepów.
- Gospodarki magazynowej.
- Kontroli rozrachunków.
- Księgowania transakcji detalicznych.
- Zmniejszenia stanów magazynowych w centrali o około 20%.
- Ograniczenie przerw w obsłudze klienta spowodowanych awariami łączy. Spadek z przeciętnych kilku godzin tygodniowo (przypadających na każdy sklep), do zera.
- Skrócenie operacji planowania zakupów i alokacji towarów przez logistyka centrali z 10 dni w miesiącu do 4.
W ocenie osób zarządzających spółką, kluczem do sukcesu okazał się solidny standard systemu CDN XL, oraz profesjonalne wdrożenie przeprowadzone przez pracowników Datacom Software.
Dlaczego CDN XL?
Zgodnie ze słowami Dyrektora Handlowego:
„System CDN XL to optymalne rozwiązanie dla polskiej firmy handlowej prowadzącej dystrybucję w oparciu o rozproszoną na cały kraj sieć sklepów. Rozwiązanie dostarczone nam przez Comarch i Datacom Software jest odpowiedzią na wszystkie, typowe potrzeby, jakie wiążą się z prowadzeniem działalności w naszej branży.(…)”