Nasz klient
Przedsiębiorstwo Handlowe BATNA powstało w 1994 roku w Warszawie. W ciągu ostatnich kilku lat BATNA rozwinęła się z dostawcy artykułów nabiałowych w dystrybutora szerokiej gamy artykułów spożywczych. W chwili obecnej odnotowuje systematyczny wzrost udziału artykułów spożywczych w całkowitej wartości sprzedaży. Firma jest liderem w dwóch kanałach: Cash & Carry oraz dystrybucji bezpośredniej. W 2009 roku spółka została włączona do korporacji Eurocash. Właściwie prowadzona polityka BATNA pozwoliła skutecznie zdobyć warszawski rynek FMCG.
„Zamierzamy kontynuować obecny trend (...)”, dodaje Prezes, Pan Sylwester Małecki. „Nasza firma posiada swoje hurtownie w lokalizacjach: Bronisze, Okęcie i Ząbki. Rozwój oparty jest o właściwą obsługę naszych kontrahentów. Ich zaufanie jest dla nas gwarancją stabilnego wzrostu (…)”.
Analiza potrzeb
Do 2006 roku firma BATNA wykorzystywała program WF MAG do obsługi sprzedaży, księgowości i gospodarki magazynowej. System informatyczny składał się z kilku oddzielnych baz danych rozproszonych w trzech hurtowniach. Dane z hurtowni były przenoszone ręcznie na zewnętrznych nośnikach plików i importowane do bazy centralnej w celu raportowania i księgowania. Ta metoda integracji poza ogromną pracochłonnością powodowała duże opóźnienie w dostępie do informacji o bieżących obrotach i sytuacji finansowej przedsiębiorstwa.
Rozwiązanie
Ponieważ hurtowy rynek spożywczy stawał się coraz bardziej dynamiczny, potrzeba usprawnienia przepływu informacji stała się kluczowym wyzwaniem dla Zarządu firmy.
Nowemu systemowi informatycznemu postawiono więc następujące cele:
• Integrację wszystkich oddziałów we wspólnym systemie dostępnym w trybie on-line.
• Integrację modułów funkcjonalnych we wspólnym systemie, minimalizujących nakład pracy, potrzebny do poprawnej rejestracji danych.
• Ergonomiczny interfejs sprzedaży detalicznej zapewniający szybką i bezawaryjną obsługę klientów.
• Wysoką wydajność systemu w warunkach obsługi bardzo dużej liczby transakcji drobnych.
• Poprawę wskaźników rotacji towarów oraz obniżenie kosztów utrzymywania zapasów.
• Stworzenie rozbudowanego systemu cenników z opcją sprawnej modyfikacji.
• Stworzenie elastycznego, otwartego na zmienne potrzeby systemu analiz i raportowania.
• Otwartość systemu na przyszłe modyfikacje.
W 2007 roku, po gruntownym rozpoznaniu ofert rozwiązań informatycznych dostępnych na naszym rynku, właściciel BATNY podjął decyzję o wdrożeniu Comarch CDN XL. Z uwagi na planowaną skalę wdrożenia i oczekiwane, wysokie obciążenie systemu codziennymi transakcjami, wdrożenie powierzono firmie Datacom Software, która posiada doświadczenie w danej branży.
Główne etapy projektu wdrożeniowego zostały zaplanowane i zrealizowane w ciągu sześciu miesięcy od zawarcia umowy. W pierwszej kolejności, jako kluczowe, uruchomiono moduły realizujące procesy zakupu, dystrybucji i gospodarki magazynowej. Jako kolejne, wdrożono elementy finansowo-księgowe.
Od chwili uruchomienia, CDN XL jest systematycznie rozwijany. Został on wyposażony między innymi w interfejs pozwalający na współpracę z zewnętrznym systemem zamówień mobilnych. Po realizacji celów płynących z głównych założeń strategicznych, w roku 2009 został wzbogacony o platformę kontrolingową Business Intelligence oraz system zamówień internetowych Pulpit kontrahenta.
Po włączeniu BATNA do sieci dystrybucyjnej Eurocash, wdrożony został moduł elektronicznej wymiany dokumentów - ECOD. Zespół Datacom Software dodatkowo poszerzył funkcjonalność rozwiązania o możliwość bezpośredniej współpracy z innymi jednostkami sieci Eurocash.
Co roku przeprowadzane są aktualizacje produktowe. Obecnie praca odbywa się na kilkudziesięciu stanowiskach w centrali i 3 oddziałach.
Wyniki
Wdrożenie zintegrowanego systemu CDN XL pozwoliło osiągnąć kluczowe dla firmy cele:
• Objęcie wszystkich procesów oraz oddziałów firmy systemem zintegrowanym.
• Włączenie oddziałów BATNA w procesy zaopatrzeniowe sieci Eurocash.
• Efektywną kontrolę finansową.
• Rozbudowane raportowanie.
• Usprawnienie procesu obiegu dokumentów.
• Poprawę ergonomii transakcji na stanowiskach POS. Średnia oszczędność sięga 40% czasu poświęcanego na obsługę jednego klienta.
• Skrócenie procesu rejestracji i przesyłania zamówień dzięki platformie ECOD o 80%.
• Zmniejszenie czasochłonności przygotowywania nowych raportów z 1 dnia do około 15 minut.
• Obniżenie kosztu usług związanych z definiowaniem raportów.
• Rozwiązanie Comarch CDN XL przyczyniło się również do zautomatyzowania i uproszczenia procesów biznesowych zachodzących w BATNA, w szczególności w zakresie:
• Zaopatrzenia i dystrybucji.
• Gospodarki magazynowej.
• Księgowości.
• Controllingu.
• Zarządzania pracownikami.
W ocenie osób zarządzających spółką, kluczem do sukcesu okazał się solidny standard systemu CDN XL oraz wdrożenie, przeprowadzone wspólnie w atmosferze partnerskiej.
Dlaczego CDN XL?
„Z perspektywy kilku lat pracy na systemie CDNXL widzimy, że dokonaliśmy trafnego wyboru, decydując się na rodzime rozwiązanie. Produkt Comarchu jest właściwą odpowiedzią na potrzeby średniej wielkości polskiej firmy dystrybucyjnej. Kluczową rolę w sukcesie naszego projektu miała firma wdrażająca – Datacom Software (…)” – Główny Księgowy, BATNA Sp. z o.o.